Chief Operating Officer (COO)

Chief Operating Officer (COO) - Schwerpunkt Daten & Prozesse

Unternehmen: FRC – Finance & Risk Consult GmbH

Standorte: St. Pölten und Eisenstadt (eingeschränkte Reisetätigkeit)

Berichtslinie: direkt an die Geschäftsführung

Beschäftigungsausmaß: Vollzeit

Eintritt: ab sofort / nach Vereinbarung

1. Zweck der Position

Die FRC betreut rund 300 österreichische Gemeinden in der Darlehens- und Leasingfinanzierung. Das Geschäft beruht auf drei Säulen:

  1. verlässlichen Daten – jeder Kreditvertrag, jeder Tilgungsplan, jede Kondition – und auf

  2. wiederholbaren Prozessen, die aus diesen Daten Analysen, Ausschreibungen und Berichte machen sowie auf

  3. persönlichen Beziehungen.

Der COO verantwortet genau die ersten beiden Punkte: Er oder sie sorgt dafür, dass die Datenbasis der FRC vollständig, geprüft und aktuell ist, und dass die operativen Abläufe – von der Datenaufnahme über die Analyse bis zum fertigen Kundenbericht – standardisiert, dokumentiert und weitgehend automatisiert laufen. Ziel ist ein Betrieb, der mit wachsender Gemeindeanzahl skaliert, ohne dass der manuelle Aufwand im gleichen Maß mitwächst.

Die Position ist bewusst als operative Führungsrolle mit Umsetzungsanspruch angelegt, nicht als reine Stabsstelle. Ein ausdrückliches Ziel der Rolle ist es, die heute getrennten Datenwelten zu einem durchgängigen Bild je Gemeinde zusammenzuführen.

2. Einordnung in die Organisation

  • Mitglied des Führungskreises, direkte Berichtslinie an die Geschäftsführung

  • Fachliche und disziplinäre Führung des operativen Teams (Analyse, Portfoliobetreuung, Backoffice)

  • Zentrale Schnittstelle zu: Kundenbetreuung/Beratung, IT-Dienstleister und Plattformentwicklung, Banken und Finanzierungspartner, Buchhaltungs- und Softwarepartner der Gemeinden

  • Vertretung der operativen Themen gegenüber der Geschäftsführung und gegenüber Partnern

3. Kernverantwortung A – Daten

3.1 Datenhoheit und Datenqualität

  • Verantwortung für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Finanzierungsdaten aller betreuten Gemeinden (Kredit- und Leasingverträge, Tilgungspläne, Konditionen, Sicherheiten, Förderungen)

  • Aufbau und Pflege eines verbindlichen Datenmodells: einheitliche Stammdaten, Definitionen und Bezeichnungen über alle Module (PM, AS, Liquiditätsmanagement) hinweg

  • Etablierung systematischer Plausibilitäts- und Abstimmprüfungen (u. a. Abgleich mit Rechnungsabschluss und Voranschlag) statt fallweiser Einzelkontrollen

  • Klare Regeln für Datenaufnahme, Freigabe, Versionierung und Korrektur – inklusive Nachvollziehbarkeit, wer wann was geändert hat.

3.2 Datenflüsse und Schnittstellen

  • Verantwortung für die automatisierten Datenwege: Kontoauszugsimport (camt.053), Datenlieferungen von Banken, Übergabe in die Gemeindebuchhaltung

  • Ausbau der Schnittstellen zu den in den Gemeinden eingesetzten Buchhaltungssystemen, gemeinsam mit den IT-Partnern

  • Reduktion manueller Erfassung zugunsten strukturierter Importe

3.3 Auswertung, Reporting und Kennzahlen

  • Verantwortung für die standardisierten Auswertungen: Analyse- und Optimierungsberichte, Kreditreports, Ausschreibungsberichte, Marktberichte

  • Aufbau eines internen Kennzahlen-Cockpits für die Geschäftsführung (betreute Volumina, Ausschreibungspipeline, Bearbeitungszeiten, Datenqualitätsquoten, identifizierte Einsparungen)

  • Sicherstellung, dass Zahlen aus einer Quelle stammen und in allen Dokumenten konsistent sind.

3.4 Datenschutz und Sicherheit

  • Verantwortung für DSGVO-Konformität in den operativen Prozessen, Berechtigungskonzepte, sichere Zugänge (ID Austria) und dokumentierte Aufbewahrungsfristen

4. Kernverantwortung B – Prozesse

4.1 Prozessdesign und Standardisierung

  • Aufnahme, Beschreibung und Verschlankung der operativen Kernprozesse:

    • Onboarding einer neuen Gemeinde (Datenerhebung bis Live-Schaltung auf der Verwaltungsplattform)

    • Portfoliomanagement-Zyklus (Analyse, Optimierungsvorschlag, Bericht, Umsetzung)

    • Ausschreibungsprozess (Eckdatenerhebung, Platzierung bei Banken, Angebotsauswertung, Bestbieterermittlung, Vergabeempfehlung, Vertragsprüfung)

    • Liquiditäts- und Kapitalbindungsanalysen

  • Definition von Prozessverantwortlichen, Bearbeitungsstandards und Durchlaufzeiten

  • Aufbau einer verbindlichen Dokumentenlandschaft: Vorlagen, Textbausteine, Freigabestufen, Corporate-Design-Konformität

4.2 Automatisierung

  • Systematische Identifikation manueller, wiederkehrender Tätigkeiten und deren Automatisierung – von der Berichtserstellung über Fristenüberwachung bis zur Angebotsauswertung

  • Bewertung und Einführung geeigneter Werkzeuge, einschließlich KI-gestützter Verfahren, mit klarem Blick auf Prüfbarkeit und Verantwortung: automatisierte Ergebnisse müssen fachlich kontrollierbar bleiben

  • Priorisierung nach Aufwand-Nutzen, nicht nach technischer Attraktivität

4.3 Qualitätssicherung und Kontrolle

  • Verbindliches Vier-Augen-Prinzip für kundenwirksame Berichte und Vergabeempfehlungen

  • Aufbau eines internen Kontrollsystems für Rechen-, Vertrags- und Fristenrisiken

  • Fehlernachverfolgung mit Ursachenanalyse statt Einzelfallkorrektur

4.4 Kapazitäts- und Ressourcensteuerung

  • Planung der operativen Auslastung über den Jahreszyklus (Rechnungsabschluss, Voranschlag, Ausschreibungssaison)

  • Steuerung von Kapazitäten, Vertretungsregeln und Wissenstransfer im Team

4.5 Plattformentwicklung

  • Fachliche Anforderungsdefinition für die FRC-Kredit- bzw. Verwaltungsplattform aus operativer und kundenseitiger Sicht

  • Priorisierung der Entwicklungsvorhaben gemeinsam mit Geschäftsführung und IT-Partnern

  • Verantwortung für den flächendeckenden Rollout auf die betreuten Gemeinden inklusive Schulung und Anwenderbetreuung

5. Kernverantwortung C – CRM-Daten (Microsoft Dynamics 365)

Microsoft Dynamics 365 ist das führende System der FRC für Kunden- und Auftragsdaten: Gemeinden und Ansprechpartner, Ausschreibungen, Angebote, Aufträge, Rechnungen und Berichte. Der COO verantwortet dieses System fachlich – als Datenquelle wie als Prozessplattform.

5.1 Datenqualität und Datenhoheit im CRM

  • Verantwortung für saubere Stammdaten: Gemeinden, Verbände, Ansprechpartner, Funktionen, Banken und Finanzierungspartner – ohne Dubletten, mit gepflegtem Aktualitätsstand (insbesondere nach Gemeinderatswahlen und Personalwechseln in den Gemeinden)

  • Verbindliche Pflegeregeln: wer legt an, wer ändert, welche Felder sind Pflichtfelder, wann gilt ein Datensatz als vollständig

  • Klare Abgrenzung und Abstimmung zwischen CRM (Kunde, Auftrag, Vertrieb) und Verwaltungsplattform (Finanzierungsbestand) – jede Information hat genau ein führendes System

  • Regelmäßige Datenbereinigung und Qualitätskontrolle statt anlassbezogener Aufräumaktionen

5.2 Abbildung der Geschäftsprozesse im CRM

  • Vollständige Abbildung des Auftragsdurchlaufs im CRM: von der Anfrage über Angebot und Auftrag bis zu Bericht und Rechnung

  • Überarbeitung und Pflege der Projektkategorien mit Ober- und Unterkategorien sowie je Kategorie vordefinierten Arbeitsschritten, sodass alle Ausprägungen des PM-Moduls (PM einmalig, PM laufend, Umschuldung, PM SaaS, etc...) sauber abgebildet sind

  • Aufgabenverwaltung und Vereinfachung des Aufgabenablaufs – ein System für Aufgaben, Zuständigkeiten und Fristen

  • Fristen-, Wiedervorlage- und Eskalationslogik im CRM statt in persönlichen Listen

5.3 Weiterentwicklung und Steuerung

  • Priorisierung und Steuerung der CRM-Ausbaustufen entlang des vorliegenden Analyseberichts: zunächst die Quick Wins, danach Aufgabenmanagement, Kontoauszüge, Kreditmanager und Betriebsfundament

  • Führung der externen CRM-Partner und Abstimmung wesentlicher Anpassungen mit dem internen Entwickler des Basissystems vor der Umsetzung

  • Anforderungen fachlich formulieren, Ergebnisse abnehmen, Änderungen dokumentieren – keine Anpassungen ohne nachvollziehbare Begründung und Test

  • Verantwortung für Rollen- und Berechtigungskonzept, Datenschutz und Nachvollziehbarkeit im CRM

5.4 Auswertung

  • Aufbau belastbarer CRM-Auswertungen als Steuerungsgrundlage: Vertriebs- und Ausschreibungspipeline, Auftragsbestand, Bearbeitungsstände, Betreuungsintensität je Gemeinde, offene Rechnungen

  • Zusammenführung von CRM-Kennzahlen und Portfoliokennzahlen zu einem gemeinsamen Bild für die Geschäftsführung

  • Sicherstellung, dass Auswertungen aus dem System kommen und nicht aus parallel geführten Tabellen

5.5 Zielbild: Zusammenführung von CRM- und Kreditdaten

Ein zentrales Ziel dieser Position ist die sinnvolle Zusammenführung der beiden heute getrennten Datenwelten – der Kunden- und Auftragsdaten im CRM und der Finanzierungsdaten aus Verwaltungsplattform und Portfoliomanagement – zu einem durchgängigen Gesamtbild je Gemeinde.

  • Aufbau einer eindeutigen, systemübergreifenden Gemeindekennung, über die CRM-Datensatz und Finanzierungsbestand verlässlich verknüpft sind

  • Verknüpfung der Kreditdaten (Verträge, Volumina, Laufzeiten, Konditionen, Fälligkeiten) mit den CRM-Objekten Ausschreibung, Angebot, Auftrag und Bericht, sodass jeder Finanzierung ihr Entstehungs- und Betreuungsverlauf zugeordnet ist

  • Klare Festlegung der Führungshoheit je Datenfeld: das CRM bleibt führend für Kunde, Auftrag und Vertrieb, die Plattform für den Finanzierungsbestand – die Zusammenführung erfolgt über definierte Schnittstellen, nicht über doppelte Erfassung

  • Ergebnis für die Betreuung: eine Gemeindeansicht, die Betreuungshistorie, laufende Aufträge, Finanzierungsbestand, anstehende Fälligkeiten und Optimierungspotenziale gemeinsam zeigt

  • Ergebnis für die Steuerung: Auswertungen, die Vertriebs- und Portfoliokennzahlen verbinden – etwa Fälligkeiten als Ausschreibungspipeline, realisierte Einsparungen je Auftrag, Betreuungsintensität im Verhältnis zum betreuten Volumen

  • Verantwortung für die schrittweise technische Umsetzung dieser Verknüpfung gemeinsam mit den IT- und CRM-Partnern, inklusive Priorisierung und Abnahme

6. Führung und Zusammenarbeit

  • Führung, Entwicklung und Beurteilung des operativen Teams an beiden Standorten

  • Aufbau einer Arbeitskultur, in der Standards eingehalten und Verbesserungsvorschläge aktiv eingebracht werden

  • Einarbeitungskonzepte und dokumentiertes Fachwissen, damit Know-how nicht an Einzelpersonen hängt

  • Zusammenarbeit mit externen Partnern (IT, Banken, Verbände) auf Augenhöhe

7. Erfolgskriterien in den ersten zwölf Monaten

  • Vollständige, geprüfte und einheitlich strukturierte Datenbasis für alle betreuten Gemeinden

  • Dokumentierte und im Alltag gelebte Kernprozesse mit definierten Durchlaufzeiten

  • Messbar reduzierter manueller Aufwand je Bericht und je Ausschreibung

  • Abgeschlossener bzw. planmäßig fortgeschrittener Plattform-Rollout

  • Funktionierendes Kennzahlen-Cockpit als Steuerungsgrundlage der Geschäftsführung

  • Nachweisbar gesunkene Fehler- und Nacharbeitsquote in Kundenunterlagen

  • CRM-Stammdaten bereinigt, Projektkategorien überarbeitet und Aufgabenmanagement aus Monday.com ins CRM zurückgeführt

  • Vertriebs- und Auftragspipeline direkt aus dem CRM auswertbar, ohne parallele Tabellen

  • CRM- und Kreditdaten über eine eindeutige Gemeindekennung verknüpft; erste durchgängige Gemeindeansicht und systemübergreifende Auswertung im Einsatz

8. Anforderungsprofil

Zwingend erforderlich

  • Abgeschlossenes Studium (Wirtschaft, Finanzwirtschaft, Wirtschaftsinformatik, Mathematik, Data Science oder vergleichbar) oder gleichwertige Berufserfahrung

  • Mehrjährige Erfahrung in operativer Verantwortung, davon nachweislich in Prozessgestaltung und Digitalisierung

  • Ausgeprägte Datenkompetenz: sicherer Umgang mit strukturierten Daten, Datenmodellen, Auswertungen; Excel auf hohem Niveau, Verständnis für Datenbanken und Schnittstellen

  • Erfahrung in der Führung von Teams

  • Verhandlungssicheres Deutsch in Wort und Schrift, insbesondere in der schriftlichen Aufbereitung fachlicher Inhalte

  • Genauigkeit und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit Zahlen, die Grundlage von Kundenentscheidungen sind

Von Vorteil

  • Kenntnisse im Finanzierungs- bzw. Bankgeschäft (Kredit, Leasing, Zinsinstrumente)

  • Verständnis für den öffentlichen Sektor in Österreich: Gemeindehaushalt, VRV 2015, Bedarfszuweisungen, Vergabegrundsätze

  • Praktische Erfahrung mit Automatisierung, Skripting (z. B. Python) oder Low-Code-Werkzeugen

  • Erfahrung mit Microsoft 365 und der Steuerung externer IT-Dienstleister

  • Praktische Erfahrung mit Microsoft Dynamics 365 – Anwendung, Datenmodell, Anpassung von Entitäten, Prozessen und Auswertungen

  • Erfahrung im Aufbau von Qualitätsmanagement- oder internen Kontrollsystemen

Persönliches Profil

  • Strukturiert und umsetzungsstark: sieht Prozesse nicht als Papier, sondern als gelebte Praxis

  • Bereitschaft, auch selbst in Daten und Dokumente hineinzugehen

  • Klare, verbindliche Kommunikation gegenüber Team, Geschäftsführung und Gemeindeverantwortlichen

  • Diskretion im Umgang mit sensiblen Finanzdaten öffentlicher Auftraggeber

9. Rahmenbedingungen

  • Führungsposition mit hohem Gestaltungsspielraum in einem etablierten, wachsenden Unternehmen

  • Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, kurze Entscheidungswege

  • Arbeit an einem Produkt mit sichtbarem öffentlichem Nutzen

  • Flexible Arbeitszeitgestaltung, anteiliges mobiles Arbeiten möglich

  • Gehalt: Für diese Position gilt ein Mindestgehalt von EUR 50.000 brutto pro Jahr auf Vollzeitbasis. Eine deutliche Überzahlung ist je nach Qualifikation und Erfahrung vorgesehen.

Bewerbung: office@frc.at, z. H. der Geschäftsführung

FRC – Finance & Risk Consult GmbH · Birkengasse 53, 3100 St. Pölten · Bergstraße 10, 7000 Eisenstadt · www.frc.at